Digitale Dokumenten Archivierung mit DocuWare

Sicherheit bei der Dokumentenarchivierung

Der Begriff „Dokumentenarchivierung“ gewinnt im Zeitalter der Digitalisierung neue Bedeutung: Nämlich als digitale Dokumentenarchivierung. Im Raum steht die Idee, alle – oder zumindest die meisten – Papierdokumente durch digitale Dokumente zu ersetzen und dann in einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) zu speichern. Das spart bekanntermaßen nicht nur Zeit, Platz und Kosten, sondern sorgt zusätzlich noch für Compliance zu den gesetzlichen Vorgaben. Außerdem erhöht es die Prozesssicherheit in praktisch allen Geschäftsabläufen. Selbst in kleinen Firmen und bei Einzelunternehmern gibt es wichtige Dokumente, die gut organisiert und sicher aufbewahrt werden müssen – zum Beispiel Rechnungen, Kaufverträge oder Policen.

Das DMS als Ansatz für organisiertes Archivieren
Beispielsweise ist grundsätzlich jeder Gewerbetreibende in Deutschland gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Art der Dokumente betragen die Fristen für die Dokumentenarchivierung gemäß der HGB- oder GoBD-Anforderungen sechs oder sogar zehn Jahre. Dokumente länger als nötig aufzubewahren, ist aus zwei Gründen von Nachteil: Erstens fallen überflüssige Kosten für Speicherplatz und Dokumenten-Management an, zweitens erhalten die Steuerprüfer unnötige Anhaltspunkte für etwaige Beanstandungen, da sie alle vorliegenden Unterlagen prüfen dürfen.

eMail Archivierung mit DocuWare

Mit der revisionssicheren Archivierung Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails in DocuWare erfüllen Sie sämtliche gesetzliche Anforderungen. Damit sind Sie bestens für etwa Steuerprüfungen und eventuelle Streitfälle vor Gericht gewappnet.

Vorteile im Überblick:
• Leichtes Wiederfinden der E-Mails sowie deren Anhänge mittels intelligenter Volltextsuche und Indexbegriffen.
• Nachvollziehbare Prozesse durch das revisionssichere Archivieren von E-Mails
• Vollautomatische Archivierung von Mails aus E-Mail-Systemen (zum Beispiel Outlook)
• Zugriff der Mitarbeiter von außerhalb mittels Smartphone oder Tablet auf den Dokumenten-Pool und somit auch auf die archivierten E-Mails
• Keine überquellenden Postfächer und überlasteten E-Mail-Server mehr
• Erfüllung sämtlicher rechtlicher Anforderungen (zum Beispiel GoBD)
• Ergänzung von Indexbegriffen wie Firmenbezeichnung aus Adressbuch oder externen Datenquellen