Gesamtkonzept Druckoptimierung MPS

Analyse der aktuellen Druckkosten

Wer in seinem Unternehmen etwas nachhaltig verbessern will, muss zunächst die Ausgangssituation kennen bzw. analysieren. Das gilt sowohl für den Bereich der eingesetzten Bürotechnik, als auch für den Bereich des Dokumentenmanagements. Eine Analyse der bestehenden Büroinfrastruktur (Drucker, Kopierer, Scanner, Multifunktionssysteme sowie die mitangebundene SoftWare und IT-Infrastruktur) ist die wichtigste Voraussetzung für eine umfassende und nachhaltige Optimierung des Druck- und Dokumentenmanagements.

Die moderne Bürotechnik sorgt dafür, dass Ausdrucke jeder Art zur täglichen Arbeit gehören. Oft fällt ein hohes fünf, sechs- oder sogar siebenstelliges jährliches Druckvolumen in mittelständischen Unternehmen an. Die meisten Unternehmen sind mit Druckern, Kopierern, Scannern und Faxgeräten ausgerüstet. Oftmals ist die Anschaffung neuer Geräte historisch bedingt, und nicht optimal aufeinander abgestimmt.
Unser Analyseteam nimmt vor Ort alle Systeme auf und arbeitet speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Optimierungsvorschläge aus. Dabei skizziert er eine aufeinander abgestimmte Infrastruktur, die sich nach Art und Häufigkeit der Geräteanwendung richtet. Verbesserte Arbeitsabläufe, kürzere Wege und eine optimierte Kapitalbindung machen die Kosten transparent.

Durch nachfolgende Faktoren wird die Wirtschaftlichkeit negativ beeinflußt:
- Verschiedene Modelle von unterschiedlichen Herstellern
- Falsche Platzierung der Systeme
- Geräte werden nicht ausgelastet
- Lagervorhaltung bindet Kapital und macht Kosten unübersichtlich
- Systeme sind an verschiedene Vertragsarten gebunden (Kauf, Miete, Leasing)
- Hoher Verwaltungsaufwand wegen Wartung durch verschiedene Kundendienste
- Kosten für Verbrauchsmaterialien differieren um bis zu 40%

FAQ zum Thema Optimierung der Druckkosten

Hier beantworten wir die meistgestellten Fragen zu einer Druckkostenanalyse:

Frage 1: Ab welcher Unternehmensgröße lohnt eine Gesamtanalyse?
„Eine Analyse ist in der Regel unabhängig von der Unternehmensgröße. Man sollte aber immer Kosten und Nutzen im Auge behalten. Sobald 5-10 verschiedene Eingabe- und Ausgabegeräte im Einsatz sind, kann sich der Blick auf die Gesamtsituation allerdings lohnen. Denn heute kann ein multifunktionales System bereits einen Einzelplatzdrucker, ein einzelnes Fax-System und einen individuellen Scanner auf einen Schlag ersetzen.“

Frage 2: Wie lange dauert die Bestandsaufnahme?
„Das ist sehr individuell und in erster Linie abhängig von der Geräteanzahl. Weitere Faktoren, die sich auf die Dauer auswirken, sind die Mithilfe und Unterstützung des Kunden und die Bereitschaft der EDV und der Buchhaltung Daten bereitzustellen. In der Regel rechnet man pro Gerät mit 15-20 Minuten.“

Frage 3: Wie verläuft ein Analysetag?
„In der Regel ist es so, dass der Kunde auf den Analysetag vorbereitet ist, und wir dann eine gemeinsame Begehung des Unternehmens mit dem Kunden machen. Die einzelnen Systeme werden individuell erfasst, die Mitarbeiter werden befragt und wir nehmen zusätzlich Anregungen, Wünsche und Verbesserungsideeen mit auf.“

Frage 4: Können auch durchmischte Systemlandschaften unabhängig und neutral analysiert werden?
„Selbstverständlich! Es werden alle Systeme unabhängig vom Hersteller nach Anschaffungszeitpunkt und Modell aufgenommen. Hierbei werden die Zählerstände ausgelesen, damit man sieht, wieviele Kopien/ Drucke bisher gemacht wurden. Anhand dessen wird ermittelt- was tatsächlich verbraucht wurde und welche Kosten damit verbunden sind. Die Vorgehensweise ist immer die gleiche - unabhängig vom Hersteller.“

Frage 5: Ich habe erst vor einem halben Jahr nochmals einen Drucker hinzugekauft, macht es Sinn auch diesen in Frage zu stellen?
„Ja, denn wenn dieser zu den Kostentreibern gehört und sehr hohe Nachfolgekosten Monat für Monat für dieses Gerät anfallen, ist es besser, sich schnellstmöglich zu trennen. Denn es macht keinen Sinn, ein System nur zu behalten, weil es neu ist und man viel Geld dafür ausgegeben hat. Die Einsparungen durch ein effizienteres System machen sich sehr schnell bemerkbar. Der alte Drucker ist schnell vergessen…“

Frage 6: Was sind die Vorteile bei Umsetzung eines Gesamtkonzeptes?
„Die Hauptvorteile sind Transparenz, Verbesserung der Infrastruktur und Kosteneinsparungen. Durch eine Optimierung der Infrastruktur auf Basis unserer Analyse können durchschnittlich Einsparungen von 25 bis 40 Prozent realisiert werden. Der Kunde hat einen genauen Überblick über seine monatlich anfallenden Kosten und profitiert zusätzlich von Zeiteinsparungen bei der Materialbeschaffung, da er jetzt nur noch einen Ansprechpartner hat.“