DMS | digitale Archivierung

Autorisierter DocuWare Partner

Wir sind seit 2009 autorisierter DocuWare Partner und tragen den offiziellen Titel "DocuWare Partner".
Durch permanente Schulung/ Zertifizierung des Unternehmens und der Mitarbeiter sind wir bestens aufgestellt um Ihnen auf dem Weg in das papierarme Büro zur Seite zu stehen. (Aktuell beschäftigen wir 5 Mitarbeiter mit DocuWare Zertifizierung)

Digitales Dokumentenmanagement oder auch Enterprise Content Management (ECM) genannt bedeutet mehr als die pure Ablage und Archivierung von Dokumenten. Es geht heute nicht mehr nur noch darum Dokumente zu archivieren und Papier einzusparen, sondern in erster Linie darum Geschäftsprozesse zu beschleunigen.

Warum ist GHS der richtige Partner für Ihr DMS-Projekt?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist weit mehr als Software. Entscheidend ist die richtige Beratung und Umsetzung. Seit über 15 Jahren realisieren wir als autorisierter DocuWare-Partner erfolgreiche Digitalisierungsprojekte für Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Wir begleiten Sie von der ersten Analyse bis zum laufenden Support – persönlich, praxisnah und mit festen Ansprechpartnern.

Betreut GHS Unternehmen in Trier und Luxemburg?
Ja. Unser Schwerpunkt liegt in der Region Trier sowie in Luxemburg. Durch unsere regionale Nähe können wir unsere Kunden persönlich betreuen und gleichzeitig moderne Online-Projektmethoden nutzen. Viele Unternehmen schätzen den direkten Kontakt sowie kurze Reaktionszeiten.

Unterstützt GHS auch nach der Einführung?
Selbstverständlich. Auch nach dem Go-Live stehen wir Ihnen mit Support, Schulungen, Erweiterungen und Optimierungen zur Seite. So wächst Ihre DMS-Lösung mit den Anforderungen Ihres Unternehmens.
Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem für mittelständische Unternehmen?
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem schafft Ordnung, beschleunigt Arbeitsabläufe und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Dokumente stehen jederzeit zentral zur Verfügung, Suchzeiten entfallen und Informationen können standortunabhängig genutzt werden. Gleichzeitig werden Freigabeprozesse transparenter und wiederkehrende Aufgaben automatisiert. So gewinnen Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, während Ihr Unternehmen effizienter arbeitet.

Wie viel Zeit lässt sich mit einem DMS tatsächlich einsparen?
Die größte Zeitersparnis entsteht meist dort, wo heute noch manuell gesucht, kopiert oder weitergeleitet wird. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement finden Mitarbeiter benötigte Informationen innerhalb weniger Sekunden. Auch Freigaben, Rechnungsprüfungen oder Vertragsabläufe lassen sich automatisieren. Viele Unternehmen berichten bereits nach kurzer Zeit von deutlich schnelleren Prozessen und einer spürbaren Entlastung ihrer Fachabteilungen.

Ist DocuWare GoBD-konform?
Ja. DocuWare unterstützt Unternehmen dabei, steuerlich relevante Dokumente entsprechend den geltenden gesetzlichen Anforderungen revisionssicher aufzubewahren. Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert und Aufbewahrungsfristen können zuverlässig eingehalten werden. Gerne zeigen wir Ihnen, wie sich eine rechtssichere Archivierung optimal in Ihre Unternehmensprozesse integrieren lässt.

Kann ich auch unterwegs auf meine Dokumente zugreifen?
Selbstverständlich. Mit der passenden Berechtigung können autorisierte Mitarbeiter auch im Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder beim Kunden auf benötigte Dokumente zugreifen. Dadurch bleiben Informationen jederzeit verfügbar und Entscheidungen können schneller getroffen werden – unabhängig vom jeweiligen Standort.

Was unterscheidet GHS von anderen DocuWare-Partnern?
Seit über 15 Jahren begleiten wir Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse. Dabei liefern wir nicht nur Software, sondern entwickeln gemeinsam mit unseren Kunden praxisgerechte Lösungen, die langfristig funktionieren. Unsere Stärke liegt in der persönlichen Betreuung, kurzen Entscheidungswegen und einer engen Zusammenarbeit – von der ersten Beratung bis weit über die Einführung hinaus. Besonders Unternehmen in Trier, der Großregion und Luxemburg profitieren von unserer regionalen Nähe und schnellen Erreichbarkeit.

Bietet GHS Schulungen für Mitarbeiter an?
Ja. Eineerfolgreiche DMS-Einführung lebt davon, dass die Mitarbeiter die neue Lösung sicher und gerne nutzen. Deshalb bieten wir individuelle Schulungen an, die auf die jeweiligen Aufgabenbereiche abgestimmt sind. So gelingt der Umstieg auf digitale Prozesse schnell und ohne unnötige Unterbrechungen im Arbeitsalltag.

Wie läuft ein DMS-Projekt mit GHS ab?
Jedes Projekt beginnt mit einem persönlichen Gespräch. Gemeinsam analysieren wir Ihre bestehenden Abläufe, identifizieren Optimierungsmöglichkeiten und definieren die Anforderungen an Ihr zukünftiges Dokumentenmanagement.
Anschließend erstellen wir ein individuelles Konzept, richten DocuWare ein, begleiten die Einführung und schulen Ihre Mitarbeiter. Auch nach dem Projekt stehen wir Ihnen mit Support, Erweiterungen und Optimierungen zur Seite.
Für uns endet ein Projekt nicht mit dem Go-Live. Wir verstehen uns als langfristiger Digitalisierungspartner.

Können wir klein starten und später erweitern?
Ja. Viele Unternehmen beginnen mit einem konkreten Anwendungsbereich, beispielsweise der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung oder der Archivierung von Dokumenten.
Sobald erste Erfahrungen gesammelt wurden, lässt sich DocuWare schrittweise um weitere Prozesse wie Vertragsmanagement, Personalakten, Qualitätsmanagement oder digitale Freigabeworkflows erweitern. So wächst das System gemeinsam mit Ihrem Unternehmen.

DocuWare Customer Service Champion

Auch in diesem Jahr wurden wir von DocuWare mit der Auszeichnung Customer Service Champion geehrt. Wir sind sehr stolz darauf zu den Unternehmen zu gehören, die diese Auszeichnung erhalten. Denn die Beratung, Betreuung und der Service für unsere Kunden stehen in allen Unternehmensbereichen an oberster Stelle! Ein Dank an unsere Mitarbeiter, die dieses Ziel jeden Tag aufs neue verfolgen!!! Vielen Dank auch an unsere Kunden, die uns täglich Ihr Vertrauen schenken!